Kao voditelj tima koji brine o knjižnom fondu, često vidim isti problem: kupujemo zanimljive naslove, ali ih teško pronalazimo i još teže pratimo tko ih koristi. U ovom prikazu iz prakse opisujem proces kojim smo uskladili nabavu, evidenciju i smještaj knjiga bez kompliciranih alata. Fokus je na tome da zbirka ostane pregledna i korisna, a ne samo veća.
Prvi korak bio je definirati svrhe zbirke kroz tri “police”: učenje, inspiracija i referenca. Time smo lakše procjenjivali što uopće ulazi u fond, posebno kad dođu prijedlozi iz različitih odjela. Prednost je brže odlučivanje, a rizik je da se previše naslanjamo na kategorije i zanemarimo nišne potrebe, pa smo ostavili prostor za iznimke uz kratko obrazloženje.
Za knjige za učenje jezika uveli smo jednostavnu matricu: razina (A1–C2), format (udžbenik, gramatika, čitanje), te “vrijeme do koristi” u tjednima. Time smo izbjegli gomilanje naslova koje nitko ne dovrši, jer se jasno vidi kome je knjiga namijenjena. Rizik je da se kvaliteta svede na brojke, pa smo dodali polje za kratku internu bilješku nakon mjesec dana korištenja.
Kod vodiča kroz knjižare i kupnju tiskanih izdanja dogovorili smo pravilo “provjeri tri izvora”: dostupnost u lokalnim knjižarama, cijenu i izdanje. Prednost je stabilniji budžet i manje duplikata, a rizik je usporavanje nabave. Zato smo za hitne potrebe dopustili brzu kupnju, ali uz obvezu naknadne provjere i evidentiranja razloga.
E-knjige i čitače tretirali smo kao dio iste zbirke, ali s drugačijim pravilima pristupa. Postavili smo jedan službeni račun po timu i jasno definirali tko može kupovati, kako se dijele licencirani naslovi i gdje se pohranjuju bilješke. Korist je bolja dostupnost i manje fizičkog skladišta, a rizik su ograničenja licenci i “zaključavanje” u ekosustav, pa redovito bilježimo formate i mogućnost izvoza.
Ilustrirane knjige i slikovnice, iako nisu bile prvotno u fokusu, pokazale su se korisnima za kreativne radionice i rad s djecom zaposlenika na događajima. Organizirali smo ih po dobi i temi, uz vidljivu oznaku osjetljivih izdanja koja se lakše oštete. Prednost je veća uključenost korisnika, a rizik bržeg trošenja primjeraka, pa smo uveli zaštitne omote i jasna pravila posudbe.
Za knjige za djecu i mlade postavili smo dodatni kriterij: čitljivost i prikladnost teme u odnosu na dob, uz preporuku dviju osoba iz tima. Tako smo smanjili pritužbe i nejasnoće oko odabira, posebno kod serijala. Rizik je pristranost preporučitelja, pa smo rotirali osobe koje daju preporuke i jednom po kvartalu pregledali što se stvarno posuđuje.
Suvremene hrvatske autore uključili smo kroz plan “jedan novi glas mjesečno”, kako zbirka ne bi bila samo međunarodni bestseleri. Time se potiče lokalni kontekst i razgovor unutar tima, a književne večeri postaju sadržajnije. Rizik je da dio naslova ostane nepročitan, pa smo uveli mini-kratke interne osvrte koji pomažu drugima odlučiti vrijedi li posudba.
Recenzije popularnih naslova u našem sustavu nisu bile klasične kritike, nego operativne bilješke: kome je knjiga korisna, koliko vremena traži i koja je glavna ideja. Takav format je ubrzao odabir sljedećih čitanja i smanjio kupnju “na dojam”. Rizik je da se knjige previše instrumentaliziraju, pa smo zadržali i prostor za osobni dojam bez ocjenjivanja drugih.